Beheer op afstand

Scholen kiezen steeds vaker voor het op afstand laten beheren van hun infrastructuur door een externe leverancier. Zo heeft u uw handen vrij voor het inzetten van ict in de les.

Wat is het?
Externe leveranciers loggen via internet in op de infrastructuur van de school en voeren vanaf hun eigen locatie het beheer van de school uit. Een stabiele infrastructuur is wel een belangrijke voorwaarde dat het beheer op afstand goed verloopt. Lees ook ons artikel in Vives: Beheer op afstand (302 Kb).

Voors
•    Het is goedkoper en sneller doordat reiskosten en tijd niet aan de orde zijn.
•    U bent niet afhankelijk van één systeembeheer die op de locatie van de school komt, maar er is een team van experts die een paar muisklikken op afstand zitten.
•    Problemen kunnen snel worden opgelost.

Tegens
•    U ziet vaak niet wanneer een beheerder aan de infrastructuur heeft gesleuteld, controle op afstand is moeilijk zichtbaar.
•    U heeft minder contact met uw beheerder en bouwt hierdoor minder snel een band op.
•    Sommige activiteiten op afstand vereisen technische voorwaarden, bijvoorbeeld op het gebied van bandbreedte.

Leveranciers
U heeft de keuze uit veel leveranciers die beheer op afstand voor uw onderwijsinstelling kunnen verzorgen. Bekijk de lijst met leveranciers (XLS, ook te openen met bijvoorbeeld OpenOffice). Iedere onderwijsinstelling heeft andere wensen, gelukkig zijn er voldoende aanbieders met verschillende aanbiedingen. Kies bewust!

Voorbeeld
De Digitale Sleutel uit Leiden heeft ook een bewuste keuze gemaakt. Hun ervaringen leest u in het artikel ‘DDS Leiden kiest nieuwe dienstverlener’ (173 Kb).

Tips voor beheer op afstand
1. Denk voor het afsluiten van een contract met een beheerder goed na over uw wensen. De beheer-afspraken-tool kan daarbij helpen;
2. Bedenk welke capaciteiten u hebt om een aantal beheerstaken zelf te doen en welke beheerstaken u wilt uitbesteden.
3. Vraag altijd meerdere offertes aan voordat u een leverancier selecteert.
4. Bekijk waar de prijs op is gebaseerd, wat zit bij de prijs inbegrepen en is het een vastgestelde prijs of een richtprijs?
5. Sommige scholen hebben ons laten weten dat ze, ondanks een goedkoop contract met beheer op afstand, voor hoge kosten kwamen te staan toen de leverancier elk bezoek aan de school bleek te faktureren en de school weinig invloed bleek te hebben op het aantal keren dat de leverancier langskwam. Boze tongen deelden zelfs het vermoeden dat 'als de leverancier het kennelijk rustig had, hij wel erg vaak langskwam'.
6. Controleer of uw geselecteerde beheerder de Kwaliteitsregeling ict-bedrijf onderschrijft.