(update: 20060411)

Sommige organisaties zeggen 1 beheerder voor 500 PC's te hebben, anderen zeggen voor 15 PC's al een beheerder nodig te hebben. Hoeveel tijd het beheer van een computer-omgeving kost hangt ondermeer af van:

• welke taken heeft de systeembeheerder? Denk aan het installeren van software, het bestellen van spullen, contractonderhandelingen, het beheer van de website, helpdesk-functies...
• het aantal applicaties dat in het netwerk draait en ondersteund moet worden. Denk ook aan verschillende versies, ook van (server)besturingssystemen. Hoe meer, hoe duurder;
• het type applicaties; de ene applicatie vergt meer tijd van systeembeheer dan de andere;
• het aantal te ondersteunen apparaten;
• mate waarin de apparaten van elkaar verschillen. Zo kan het eenvoudiger zijn om 1000 identieke apparaten te ondersteunen dan 100 verschillende;
• mate waarin bij het kopen van spullen wordt gekeken naar de 'tco', de total cost of ownership. Dat betekent dat niet alleen wordt gekeken naar de aanschafprijs. Vaak vergen goedkope produkten heel veel beheerinspanning; wanneer je ze tegenover een (in aanschafprijs) iets duurder produkt zou zetten, zou kunnen blijken dat, over de hele levensduur van het produkt gezien, het 'duurdere' produkt (veel) goedkoper is;
  
• het aantal lokaties waarop de beheerder actief moet zijn (denk aan reistijd);
• de mate waarin de beheerder goede beheerhulpmiddelen heeft (een timmerman zonder goed gereedschap is ook minder effectief dan 1 met). Denk aan hulpmiddelen voor distributie van software, remote beheer e.d.;
  
• de afspraken over het serviceniveau: hoe snel moet de beheerder reageren op vragen/problemen, hoe vaak moeten problemen zijn opgelost, van hoe laat tot hoe laat moet de beheerder aanspreekbaar zijn. Denk bij dat laatste ook aan de trend dat steeds meer mensen buiten kantoortijden bij mail en andere zaken willen;
• de frequentie van wijzigingen: hoe vaak worden nieuwe (versies van) applicaties geinstalleerd, zijn er nieuwe gebruikers, wordt er verhuisd e.d.?
  
• het aantal te ondersteunen gebruikers;
• de mate waarin gebruikers zelf ICT-vaardig zijn (onder een basisnivo moet de beheerder ook heel eenvoudige dingen uitleggen e.d. Boven een bepaald nivo kunnen gebruikers overigens weer te handig worden :-));
• de vrijheid die gebruikers krijgen op de apparatuur. Mag/kan men bv zelf allerlei applicaties installeren (waarmee het risico op instabiliteit van de PC komt) of is de PC enigszins 'dichtgetimmerd';
• mobiliteit van gebruikers en apparatuur. Mobiele apparatuur als laptops en (in toenemende mate) slimme telefoons en PDA's zoals Palm en iPaq's vergen ander (en vaak meer) beheerinspanning;
• mate waarin u met deeltijd-gebruikers te maken heeft. De ervaring leert dat naarmate mensen minder vaak in uw (ICT-)omgeving werken, ze vaker vragen en problemen hebben (wachtwoord vergeten, hoe werkt ... ook al weer ed);
• hoeveel tijd u besteedt aan het oplossen van problemen. Ervaring leert dat het oplossen van problemen erg veel tijd kan kosten. Veel organisaties kiezen er voor om af te spreken dat bv maximaal x (bv 10) minuten wordt geprobeerd een probleem op te lossen, en als het dan niet is opgelost, een 'image' terug te zetten (de PC opnieuw te installeren);
• welk beveiligingsnivo wordt nagestreefd. Zowel beveiliging zelf (beheer van de firewall, beheer van maatregelen tegen spam/viri/hackers) als het snel reageren op patches voor ontdekte zwakheden in software vergt erg veel tijd. Naarmate u veiliger wilt zijn, zult u hier dus meer tijd aan kwijt zijn;
• mate waarin er wordt gedocumenteerd. Is de contractadministratie (licenties, onderhoudscontracten) op orde, bestaat er een actueel overzicht van wat u 'heeft', is er een overzicht van incidenten en wijzigingen e.d.?
  
• (uiteraard) de vaardigheid van de systeembeheerder. Iedereen moet het leren. Maar er zit uiteraard verschil in beheerders. Zo kan het zijn dat een beheerder met hoog uurtarief dingen sneller (en daarmee goedkoper) oplost dan één met laag uurtarief.

• Ligt het takenpakket van de beheerder vast? Zo niet, leg het dan vast. Zie gerelateerde informatie rechts in beeld;
• Liggen afspraken rond de te leveren diensten vast (zoals reactietijd, oplostijd, openingstijd)? Maak gebruik van het SLA-kookboek;
  
• Leg een incidentenadministratie aan; wie meldt wat wanneer aan, wat gebeurt er om het op te lossen, door wie en hoeveel tijd kost dat. Voor alle betrokkenen wordt zo duidelijk wat er allemaal komt kijken bij het beheer, en kan worden gediscussieerd hoe er verbeteringen mogelijk zijn;
• Hou wijzigingen bij: welke applicaties worden geinstalleerd, welke apparatuur wordt geinstalleerd/verhuisd/verwijderd e.d.
• Ga, voor zover met bovenstaande nog niet voldoende inzichtelijk, tijdschrijven. Waar besteed de beheerder nog meer tijd aan. Dat hoeft niet van elke kleine activiteit, maar probeer eens bij te houden hoeveel de grotere acties op een dag kosten.
  

Bij ROC-i-partners is in 2003/2004 een "TCO-onderzoek" gedaan. In dit rapport (PDF) staan de bevindingen over TCO bij ROC's. De bijbehorende presentatie (PPT) bevat ondermeer cijfers over hoeveelheid werkplekken per beheerder.