Mensen die (externe en/of interne) I(C)T-ers moeten aansturen vragen zich vaak af hoe ze daar grip kunnen krijgen: hoe zijn ze te managen? Wat doen ze eigenlijk? Doen ze de juiste dingen? In de goede volgorde (of doen ze 1st wat ze leuk vinden)? En is een verzoek tot inzet van een extra ICT-er terecht?

Hulpmiddelen/tips voor het managen van ICT-ers:

• durf bij voorstellen van ICT-ers door te vragen: waarom moet een voorgestelde wijziging of activiteit worden uitgevoerd? Waarom is een upgrade nodig? Wat krijg je er (als eindgebruiker) voor? Wat gebeurt er of kost het als we niets doen? Laat u niet overrompelen met technische praat en laat u niet de mond snoeren omdat u het niet snapt > laat 'de techneut' het in gewone taal uitleggen en stem pas toe als u zelf van het nut bent overtuigd!
• als u wat gedaan wil hebben rond ICT, laat u dan niet verleiden tot uitspraken over techniek. Beschrijf wat u aan functionaliteit wil hebben en laat de techneut de keuze (incl evt alternatieven, met voor/nadelen) voor een techniek. (simpel) Voorbeeld: vraag niet om WordXP, maar om een programma waarmee u brieven kunt opstellen, printen e.d.; 
• laat alle 'calls' noteren. Dus van elk beroep op de helpdesk om hulp van een gebruiker wordt bv genoteerd: datum/tijd van aanmelding, welke gebruiker het meldt, wat de melding is, status (open/wacht/afgehandeld), wie er aan werkt vanuit systeembeheer en een uniek volgnummer. Deze administratie geeft een idee van de werkdruk bij systeembeheer, en is tevens een (noodzakelijke) hulp voor de beheerders om bij te houden wat er open staat. De beheerders kunnen vervolgens bijhouden wat ze op elk moment doen aan elke 'call' (bv wat men heeft uitgezocht, welke afspraken er zijn met leveranciers of gebruikers e.d.); 
• laat de ICT-er(s) bij grote werkzaamheden een simpel projectplannetje maken (kan op 1 A4). Onderdelen van zo'n plan zijn: wat gaat er gebeuren, wat is de aanleiding/noodzaak, hoeveel tijd gaat het kosten, wie heeft welke betrokkenheid/taken, wanneer start het, wanneer is het klaar, wat kost het, wat zijn de gevolgen (en dit laatste kan van alles zijn: lagere/hogere exploitatie-kosten, meer/minder hardware nodig, gebruikers moeten worden getraind e.d.)
• bespreek bij 'projectjes' (waar een projectplan voor is gemaakt zoals hiervoor genoemd) regelmatig de voortgang. Welke acties zijn uitgevoerd en welke niet? Hoeveel tijd is al gebruikt van hetgeen gepland was. Idem voor het geld. Afwijkingen van het plan? De frequentie van het doorbespreken hangt oa af van de doorlooptijd van het project, maar doe het regelmatig!
• laat de I(C)T-ers tijd schrijven! Dit klinkt als bureaucratisch, maar het is een belangrijk stuurmiddel. Spreek bv af dat elke ICT-er wekelijks een overzichtje inlevert waarin per dag is aangegeven waar zijn/haar tijd aan besteed is. Als mensen aan een call hebben gewerkt, kan het call-nr (zie hiervoor) worden genoteerd bij de werkzaamheden (cross-check > u heeft zo info over welke gebruiker baat gehad moet hebben bij het werk). Om het werkbaar te houden kan worden afgesproken dat tijden in eenheden van 30 minuten worden geschreven, dus alles minder dan bv 20 minuten wordt op 1 post 'Overig' geschreven. Als die pot vervolgens na verloop van tijd het grootste deel van de dag blijkt uit te maken kunnen aanvullende afspraken gemaakt worden :-);
• vraag steekproefsgewijs bij gebruikers na of men inderdaad (goed) geholpen is. Dit kan aan de hand van de call-registratie (zie hiervoor) en gebeurt liefst kort na het contact tussen de gebruiker en systeembeheer. U krijgt hiermee ook een beeld van de mate van tevredenheid bij gebruikers;
• als u een telefooncentrale heeft die daarvoor geschikt is: hou bij hoeveel telefoontjes systeembeheer krijgt, en evt de duur. Dit is een indicatie van de werkdruk & werkwijze.
  

Bedenk wel dat u ook tijd kwijt bent aan het (steekproefsgewijs) controleren van deze rapportages > als men merkt dat u het niet controleert, is het effect negatief!

Onder meer in het boekje "De ICT-coordinator" (zie ook http://www.ictopschool.net/infrastructuur/nieuws/act00161.html) staat (op blz 20) mogelijke taken van een ICT-coordinator. Ook die informatie kan helpen bij het aansturen.