Voorbereiden

U begint met het aanvragen van offertes. Als vragende partij:

• geeft u aan wat u van leveranciers verwacht;
  
• stelt u een checklist op met criteria;
  
• selecteert u aan wie u de opdracht gunt.
  
  

Na de selectie maakt u afspraken met de leveranciers. Die afspraken legt u vast in een:

• contract;
  
• Service Level Agreement (SLA);
  
• gebruikersovereenkomst.
  
  

Door in de voorbereidingsfase afspraken te formaliseren en te ondertekenen voorkómt u teleurstelling en miscommunicatie.

Contract
In een contract legt u de globale afspraken vast. Ook een prestatieverklaring en de financiën komen daarin aan de orde.

Service Level Agreement
Een Service Level Agreement (SLA) is een overeenkomst over de kwaliteit van dienstverlening. Je kunt eruit afleiden of extra kosten in een later stadium te rechtvaardigen zijn. Zo vermeldt een SLA om wat voor producten en diensten het gaat, het niveau van dienstverlening en de randvoorwaarden waaronder geleverd wordt. Ook de procedures staan erin genoemd. Bijvoorbeeld wat te doen bij storingen of wanprestaties. Tenslotte geeft een SLA aan hoe u gaat rapporteren.

Gebruikersovereenkomst
In een gebruikersovereenkomst staat wat de implicaties zijn van het contract en de SLA voor de gebruikers.


Projectplan
In de voorbereidingsfase stelt u ook een projectplan op. Daarin neemt u mee met wie, hoe en wanneer u samenwerkt. Ook wie de projectleider is en wie er in stuurgroepen of werkgroepen zitten, staat in het projectplan.


< terug